Kosten einer Zeiterfassungslösung

Die tatsächlichen Kosten einer Zeiterfassung setzen sich zusammen aus den Anschaffungskosten und den laufenden Kosten.

Die laufenden Kosten bestehen aus Hardware und Wartungskosten sowie dem Bedienungsaufwand.

Hardware (Geräte / Ausweise):

Je nach eingesetzter Technologie für die Ausweise fallen im Laufe der Zeit unterschiedliche Wiederbeschaffungskosten für defekte Ausweise oder Leseeinheiten an. So sind zum Beispiel kontaktbehaftete Chipkarten oder Magnetkarten sehr verschleißanfällig. Jeder kennt das von seiner EC-Karte oder Kreditkarte, die in regelmäßigen Abständen ausgetauscht wird. Ferner unterliegen die Leseeinheiten durch den direkten Kontakt mit dem Ausweis einem entsprechenden Verschleiß. Die Zuverlässigkeit ist begrenzt.

In der Anschaffung preiswerte Chip- oder Magnetkartensysteme werden auf längere Sicht teurer als z.B.: berührungslose Systeme mit RFID-Transpondern.

Aus dem Grund bietet ADC nur Transponder oder Fingerprintsysteme an. Die Zuverlässigkeit ist hierbei am höchsten, die laufenden Kosten am geringsten.

Software:

Für die Kosten im laufenden Betrieb sind maßgeblich die Einfachheit der Bedienung sowie der Automatisierungsgrad der Programme entscheidend. Sind komplexe tägliche Bedienschritte erforderlich, oder müssen Daten gegebenenfalls mit einer Tabellenkalkulation weiter aufbereitet werden, weil das Programm die benötigte Flexibilität in den Berichten nicht hergibt, werden die laufenden Kosten sehr hoch sein.  ADCs Systeme bieten einen sehr hohen Automatisierungsgrad. Beispielshalber kann bei Finetime die gesamte Abrechnung auf den Server verlegt werden. Dieser führt dann die Abrechnung vollautomatisch durch. Das bedeutet in der Praxis - kein Arbeitsaufwand für alle Mitarbeiter die korrekt stempeln. Dazu besteht die Möglichkeit Berichte, Bedienfunktionen und Abrechnungsfunktionen kundenspezifisch anzupassen.